По жизни я использую электронную почту для всех случаев. Начиная от отправки интересной ссылки и заканчивая корпоративной перепиской.

Если сервисом пользуются люди, значит всегда будут ошибки, проблемы и прочее.

Хочется обсудить проблему “кривых” писем. Самая первая проблема – тема письма. Часто приходится видеть темы “вопрос…”, “хочу узнать”, “работа”, “срочно” или вообще без темы.

Давайте разберёмся, зачем нужна тема. Тема должна быть простой, однозначно отражать содержимое и не очень длинной. Хотя лучше длинная подпись “проект такой-то, задача такая-то, срок такой-то”, чем “надо сделать”. Если письмо по работе, то я бы рекомендовал в скобках [] указывать проект или какой-то тэг, по которому можно в дальнейшем сортировать письма и при первом взгляде определять к чему относится письмо.

После темы мы смотрим на содержимое. Важно чтобы письмо читалось просто и понятно. Не пишите всё сплошняком… Используйте разделение на абзацы, списки (маркер, цифры), соблюдайте правила языка и его пунктуацию (хотя бы на элементарном уровне, ставить заглавные буквы и точку/запятую в предложениях). Очень раздражает, когда используют “просто текст”, вместо HTML (письмо с форматированием как в word). Современные почтовые сервисы, такие как Live Hotmail, умеют понимать HTML-письма. Hotmail вообще по умолчанию всё в таком виде шлёт. Используйте ссылки с названием (вставить ссылку), вместо прямых ссылок (описание товара: http://).

Письмо не должно затрагивать несколько тем. Одно письмо – одна тема. Иначе будет через 2-3-4 письма очень сложно ориентироваться.

Письмо должно быть кратким, но без потери смысла.

Ответ на письмо должен находится сверху письма.

Создайте себе нормальную подпись, по которой можно вас опознать и знать как с вами связаться. Можете добавить ссылки на свой сайт или профиль в соц. сети, указать место работы и должность. Подписи типа “с уважением” совершенно бесполезны.
В идеале можно делать вложение визитной карточки. Например, почтовый клиент Live Mail позволяет это делать.
Если у вас в почтовом клиенте несколько ящиков (личный, рабочий, учебный) – сделайте для них разную подпись. Например, почтовый клиент Live умеет делать определять подписи для разных ящиков.

Не удаляйте никогда содержимое переписки.

Цитирование можно делать разные способами. Просто использовать символы “>>” перед текстом цитаты или использовать отступ, курсив (я так предпочитаю делать).

Теперь про функции.

Есть три поля адресатов: кому, копия и скрытая копия. Очень часто встречается ситуация, когда пишут одного адресата в поле “кому” и всех остальных в “копию”, но автор письма считает что на письмо должны ответить все и оно всем важно. Поле “кому” может содержать множество адресатов. Если в переписке должны участвовать больше одного человека – пишите их в “кому”. “Копия” это просто некое уведомление с возможностью вступить в переписку (зачастую личное, без участия других адресатов). “Скрытая копия” это вообще просто письмо-уведомление без необходимости даже вчитываться его. Имейте ввиду, что поле “кому” должно содержать только тех, от кого вы хотите получить ответ.

Не забывайте, что письму можно выставить статус.

Ответ на письмо можно сделать как одному (кнопка Ответить), так и многим (кнопка Ответить всем). Прежде чем жать “ответить всем” подумайте, действительно ли ответ будет интересен всем. Часто бывает, что хочется спросить что-то лично у кого-то, так и напишите только ему.

И так, давайте резюмируем:

1. Тема письма – простая и понятная
2. Содержимое – простое, понятное и с форматированием
3. Кому – адекватно заполняйте “кому”, “копия” и “скрытая копия”
4. Ответ – отвечайте только тем, кому это действительно нужно
5. Переписка – не удаляйте текст переписки, ответ пишите сверху
6. Подписи – используйте полезную подпись

Если вы планируете долгое время быть недоступными, то позаботьтесь настроить "ответ об отсутствии" с указание когда вы будите доступны. Но имейте ввиду, что это сообщение надо не всем слать. Например, почта Live Hotmail умеет отправить его только вашим контактам, но выборочно, например, для группы "работа" не умеет.

Принимаю дополнения, рекомендации и прочее.